Liquidität in der Arztpraxis: Warum Umsatz nicht gleich Liquidität ist

Viele Ausgaben einer Arztpraxis fallen regelmäßig und zu festen Zeitpunkten an – unabhängig davon, wann Honorare auf dem Praxiskonto eingehen.

Dazu gehören beispielsweise:

• Gehälter und Sozialabgaben,
• Praxismiete und Nebenkosten,
• Leasing- und Finanzierungsraten,
• Versicherungen,
• medizinischer Bedarf und Verbrauchsmaterialien,
• IT- und Softwarekosten,
• Steuern sowie
• Investitionen in Geräte und Praxisausstattung.

Eine Praxis kann daher grundsätzlich wirtschaftlich erfolgreich sein und dennoch vorübergehend einen erhöhten Liquiditätsbedarf haben. Entscheidend ist nicht nur, wie viel erwirtschaftet wird, sondern auch, wann das Geld tatsächlich zur Verfügung steht.

Die Ursachen müssen nicht zwangsläufig in zu niedrigen Umsätzen liegen. Häufig spielen zeitliche Verschiebungen zwischen Einnahmen und Ausgaben eine Rolle.

• Rechnungen werden mit Verzögerung gestellt
  Bleiben erbrachte Leistungen zunächst liegen und werden beispielsweise nur in größeren Abständen abgerechnet, verschiebt sich automatisch auch der mögliche Zahlungseingang nach hinten.
  Ein einfacher Zusammenhang, der im hektischen Praxisalltag schnell an Bedeutung gewinnt: Je früher eine Leistung abgerechnet wird, desto früher kann die Rechnung bezahlt werden.
• Patienten zahlen Rechnungen verspätet
  Mit dem Rechnungsversand ist das Honorar noch nicht auf dem Praxiskonto. Patienten können das Zahlungsziel ausschöpfen oder Rechnungen erst verspätet begleichen. Andere Rechnungen bleiben zunächst vollständig offen und müssen angemahnt werden.
  Mit zunehmender Zahl offener Forderungen steigt damit auch der Betrag, den die Praxis zwar erwirtschaftet, aber noch nicht erhalten hat.
• Einnahmen schwanken
  Urlaubszeiten, saisonale Schwankungen oder krankheitsbedingte Ausfälle können sich auf die Einnahmen auswirken. Die laufenden Fixkosten der Praxis bleiben dagegen weitgehend bestehen.
• Größere Ausgaben fallen auf einmal an
  Ein neues medizinisches Gerät, eine unerwartete Reparatur oder eine größere Steuerzahlung kann die verfügbaren Mittel kurzfristig deutlich reduzieren. Eine vorausschauende Planung hilft dabei, solche Belastungen frühzeitig einzukalkulieren.
• Die Praxis wächst
  Auch eine positive Entwicklung kann zunächst Geld kosten. Neue Mitarbeitende, zusätzliche Praxisräume oder Investitionen in Technik verursachen Ausgaben, bevor sich das Wachstum vollständig in den Zahlungseingängen widerspiegelt.

Ein wichtiger Bestandteil des Liquiditätsmanagements ist deshalb ein strukturiertes Forderungsmanagement.

Gerade bei der Privatabrechnung können Praxen darauf achten, den Zeitraum zwischen Behandlung und Zahlungseingang möglichst effizient zu gestalten. Dazu gehört, Leistungen zeitnah zu dokumentieren und abzurechnen, Zahlungseingänge regelmäßig zu kontrollieren und bei ausstehenden Forderungen konsequent nachzufassen.

Der Prozess lässt sich vereinfacht so darstellen:

Behandlung → Dokumentation → Rechnungsstellung → Zahlungsfrist → Zahlungseingang

Kommt es an einer dieser Stellen zu Verzögerungen, verlängert sich auch die Zeit bis zum tatsächlichen Eingang des Honorars.

Ein konsequentes Mahnwesen ist daher nicht nur eine administrative Aufgabe. Es trägt auch dazu bei, dass offene Honorarforderungen nicht unnötig lange ausstehen.

Eine gute Liquiditätsplanung beginnt damit, Transparenz über die eigenen Zahlungsströme zu schaffen. Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber sollten wissen, welche regelmäßigen Zahlungsverpflichtungen bestehen, wann größere Ausgaben anstehen und mit welchen Einnahmen zu rechnen ist.

Hilfreich können unter anderem folgende Maßnahmen sein:

• Ein- und Auszahlungen regelmäßig betrachten: Welche Mittel kommen wann herein und welche Zahlungen stehen in den kommenden Wochen und Monaten an?
• Finanzielle Reserven einplanen: Ein ausreichender Puffer hilft, unerwartete Ausgaben oder schwächere Monate aufzufangen.
• Investitionen vorausschauend planen: Größere Anschaffungen sollten frühzeitig in die Liquiditätsplanung einbezogen werden.
• Offene Forderungen im Blick behalten: Wie hoch ist der aktuelle Forderungsbestand und wie lange dauert es durchschnittlich bis zur Zahlung?
• Zeitnah abrechnen: Unnötige Verzögerungen zwischen Leistungserbringung und Rechnungsstellung sollten vermieden werden.
• Mahnprozesse klar organisieren: Für überfällige Forderungen sollten feste Abläufe und Zuständigkeiten bestehen.

Gerade in Praxen mit einem hohen Anteil privatärztlicher Leistungen kann die Organisation der Privatabrechnung Einfluss auf die Liquiditätsplanung haben.

Werden Abrechnungsdaten zeitnah verarbeitet, Rechnungen regelmäßig erstellt und offene Forderungen konsequent verfolgt, können unnötige Verzögerungen vermieden werden.

Eine Möglichkeit ist, diese Prozesse an eine privatärztliche Abrechnungsstelle auszulagern. Medas übernimmt auf Wunsch den gesamten Prozess der Privatabrechnung – von der Prüfung und Rechnungsstellung über die Patientenkommunikation und das Mahnwesen bis hin zum hauseigenen Inkasso.

Damit wird nicht nur das Praxisteam von administrativen Aufgaben entlastet. Gleichzeitig sind klare Prozesse für die Bearbeitung und Nachverfolgung der Honorarforderungen sichergestellt.

Eine weitere Möglichkeit, die finanzielle Planbarkeit zu erhöhen, ist die Vorausfinanzierung privatärztlicher Honorare.

Dabei muss die Praxis nicht bis zum tatsächlichen Zahlungseingang des Patienten warten. Das Honorar wird – abhängig vom vereinbarten Modell – bereits vorher ausgezahlt. Wann der Patient seine Rechnung innerhalb des vorgesehenen Prozesses begleicht, hat damit weniger Einfluss darauf, wann die Praxis über die entsprechenden Mittel verfügen kann.

Eine Vorfinanzierung kann daher unabhängig von einem konkreten Liquiditätsengpass interessant sein. Sie ermöglicht besser planbare Zahlungseingänge und kann beispielsweise bei Investitionen, Wachstum oder regelmäßig anfallenden Kosten zusätzliche Planungssicherheit schaffen.

Einige Fragen helfen bei einer ersten Einschätzung:

• Kennen Sie die Höhe Ihrer aktuell offenen Honorarforderungen?
• Wissen Sie, wie lange es durchschnittlich dauert, bis Ihre Rechnungen bezahlt werden?
• Haben Sie überfällige Forderungen jederzeit im Blick?
• Kennen Sie Ihre regelmäßig wiederkehrenden monatlichen Ausgaben?
• Wissen Sie, welche größeren Zahlungen in den kommenden Monaten anstehen?
• Verfügen Sie über einen ausreichenden finanziellen Puffer für unerwartete Ausgaben?
• Werden privatärztliche Leistungen in Ihrer Praxis zeitnah abgerechnet?

Wer diese Fragen regelmäßig beantworten kann, schafft eine gute Grundlage für eine vorausschauende finanzielle Steuerung der Praxis.

Eine gut ausgelastete Praxis und gute Umsätze sind wichtige Voraussetzungen für wirtschaftlichen Erfolg. Für den laufenden Praxisbetrieb ist jedoch ebenso entscheidend, dass finanzielle Mittel zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind.

Ein regelmäßiger Blick auf Zahlungsströme, offene Forderungen und bevorstehende Ausgaben hilft dabei, Engpässe frühzeitig zu erkennen und die finanzielle Planungssicherheit zu erhöhen.

Auch die Organisation der Privatabrechnung kann dazu einen Beitrag leisten: durch zeitnahe Rechnungsstellung, ein konsequentes Forderungsmanagement und – wenn gewünscht – die Vorausfinanzierung von Honoraren.

Sie möchten Ihre Privatabrechnung auslagern und gleichzeitig für besser planbare Zahlungseingänge sorgen? Sprechen Sie uns gerne an. Wir beraten Sie persönlich zu den Möglichkeiten der Privatabrechnung und Vorausfinanzierung mit Medas.